Organisation

Etwas zu organisieren bedeutet Standards zu entwickeln und einzuhalten

An dieser Stelle eine persönliche Empfehlung. Vermeiden Sie in Ihren Stellenausschreibungen die Formulierung „Fähigkeit zur (Selbst-) Organisation“.

Außer, die ausgeschriebene Funktion bezieht sich genau auf diesen Anspruch. Nicht einzelne Mitarbeiter sollen sich selbst organisieren, sondern sie sollen in einem organisierten Arbeitsumfeld – welches den Anspruch an Komplexität und Integration in den gesamten Betrieb erfüllt – diszipliniert und engagiert arbeiten. Dabei müssen prozessbedingte Kontaktstellen zu anderen Funktionsbereichen sowie Hol- und Bringpflichten aus einer gesamtheitlichen Betrachtung festgelegt werden – und nicht nach dem Selbstverständnis Einzelner.

Die detaillierte Darstellung der Aufgaben einer Organisation stellen die Grundlage für eine effektive Ablauforganisation dar. Daher sollte ein Organigramm mit allen notwendigen Funktionen, auch die gesetzlich geforderter und extern beauftragter Stellen, existieren. Eine weitere persönliche Empfehlung lautet, vermeiden Sie Namen innerhalb des Organigramms. Eine tabellarische Ergänzung bezweckt das Gleiche, ist aber leichter zu pflegen.

Aus den einzelnen Funktionsbereichen müssen tabellarisch die Aufgaben des Bereichs festgelegt und jährlich aktualisiert werden. Nur auf diese Weise wird für alle transparent, welche internen und externen Anforderungen der Fachbereich wahrzunehmen hat.

Diese Aufgaben können folgenden Schwerpunkte zugeordnete werden:

  • Planungsaufgaben
  • Umsetzungsaufgaben (Prozesstätigkeiten)
  • unterstützende Tätigkeiten
  • Führungsaufgaben
  • Kontroll- und Steuerungsaufgaben
  • Reportaufgaben

Aufgabengebiete sollten nicht personenbezogen festgelegt werden, sondern Personen sollten innerhalb von Fachbereichen aufgabenbezogen eingeplant werden. Diesbezüglich empfiehlt sich eine tabellarische Darstellung.

Bei der Analyse eines Funktionsbereichs stellt sich neben der eigentlichen Aufgabenorientierung auch die Frage nach der Kapazität. Kapazitive und nicht erkannte Überforderung sind ein häufiger Grund für Demotivation und Personalausfall.