Datei- und Dokumentenmanagement

Keine Angst vor kreativem "Chaos" im Firmennetzwerk. Nutzen Sie unser vielseitig einsetzbares Programm zum Verwalten und Bearbeiten von Dateien.

Grundlegendes zum Datei- und Dokumentenmanagement und zum Einsatzgebiet der ACCESS-Datenbanklösung

Innerhalb einer bestehenden betrieblichen DV-Landschaft verbleibt ein Bereich mit Dokumentationen, der nicht durch Systemprogramme (z.B. betriebliches ERP-System) gelenkt wird. Gelenkt bedeutet in Bezug auf elektronische Informationen, dass eine Datei als Anlage zu einem Vorgang in einer zentralen ERP-Datenbank erfasst und somit zuordbar und per Link zu öffnen ist.

Bei den nicht gelenkten elektronischen Informationen ist zu unterscheiden, ob eine Datei über die dafür verantwortliche Person hinaus gefunden werden muss (Kollektivnutzung), oder ob sie alleinig für diese Person relevant ist (Individualnutzung).

Vorrangig zur Kollektivnutzung besteht das übergeordnete Ziel im Umgang mit Dateien

in deren generell schnellem Auffinden (= minimaler zeitlicher Suchaufwand im Firmennetzwerk),
im Finden der aktuellen Dateiversion (= Vermeidung der Nutzung nicht mehr aktueller Informationen)
und in der Identifizierbarkeit des Inhalts der Datei, möglichst ohne sie dafür erst öffnen zu müssen.

Grundsätzlich erleichtern betrieblichen Regeln zum Aufbau der Netzwerkstruktur, zur Vergabe von Dateiname sowie ein Corporate Design für eigenerstellte Dateien diese Zielsetzung, sofern die Regeln konsequent eingehalten werden. Das klassische Suchmedium innerhalb eines Firmennetzwerks ist beim Einsatz von Microsoft Windows der Explorer. Sofern der Explorer den Dateiinhalt in einen Suchvorgang einbeziehen kann, werden in Frage kommende Dateien in einem vertretbaren Zeitrahmen gelistet. Allerdings bei mehrfachen Suchtreffern nur mit einer bedingten Aussage zur Aktualität.

Für den internen/externen Austausch von Informationen und Dateien steht mit Microsoft-Outlook eine weitere Anwendung zur Verfügung. Allerdings bedeuten per Mail ausgetauschte Informationen sowohl für den Versender einen zeitlichen Aufwand zur Erstellung des Begleittextes und das Anhängen der Datei(en), als auch beim Empfänger für das Sichten der Nachrichten und das Speichern der Datei(en).

Mit der nachfolgend beschrieben ACCESS-Datenbanklösung werden insbesondere

der Aufbau organisatorischer Strukturen zum Datei-/Dokumentenmanagement unterstützt,
Fehler beim Umgang mit Informationen oder deren Verlust vermieden
und generell zeitliche Einsparungen im Umgang mit elektronischen Informationen erzielt.

1. Konzeptionsidee zum Programm Datei- und Dokumentenmanagement

Es geht um das schnelle Finden einer im Netzwerk gespeicherte Datei (Information)

Einmal in der Datenbank des Programms gelistet, kann eine Datei mittels Link oder Explorer-Fenster aus dem Programm geöffnet werden. Alle dazu notwendigen manuellen Aktivitäten sollen so schnell wie möglich durchgeführt werden. Such- und Filterfunktionen ermöglichen das schnelle Finden des Datei-Links.

Bei dem Datei- und Dokumentenmanagement-Programm handelt es sich um eine Arbeitsplatzversion, die von 1 Nutzer eingesetzt und eigenverantwortlich gepflegt wird. Jedes Einsatzprogramm wird vom internen Administrator über eine Master-Version „erstellt“ und kann somit im Rahmen des Nutzungsrechts unbegrenzt vervielfältigt werden. Das schließt die Option ein, dass 1 Nutzer mehrere Einsatzprogramme für sich nutzt oder auf andere Einsatzprogramme zugreift (gemäß 2. Potenzielle Einsatzgebiete).

Jedes Einsatzprogramm kann Daten eines anderen Einsatzprogrammes listen (einsehen), Daten aus anderen Programmen importieren oder in andere Programme exportieren. Auf diese Weise wird die Philosophie der Kollektivnutzung im Netzwerk hinterlegter Dateien ohne explizite Serverunterstützung umgesetzt und interne organisatorische Regeln zum Dokumentenmanagement unterstützt.

Bei jedem Schließen des Einsatzprogrammes wird eine fortlaufende Sicherungskopie erstellt. Der Nutzer legt selbst die Höchstgrenze fest. Ist diese erreicht, werden die Sicherungskopien nach und nach überschrieben.

Eine wesentliche Stärke bezogen auf den Suchaufwand und die Aktualität von Dateien entwickelt das Programm, wenn zum Zeitpunkt des Erfassens von Dateien ergänzende Informationen zu den Dateien in die Datenbank übernommen werden. Diese Informationen ermöglichen mit einem geringen Zeitaufwand eine Filter-Selektion infrage kommender Dateien, ohne Dateiinhalte selbst prüfen zu müssen.

Alles entwickelt sich weiter, so auch dieses Programm. Ein Update stellt jedoch keinen Mehraufwand in Bezug auf die Einsatzprogramme dar, da der Administrator quasi auf Knopfdruck alle Einsatzprogramme „austauschen“ und die Daten aus jeder bisherigen Einsatzversion in das jeweilig neue Programm automatisch übernehmen kann.

Sie haben den damit verbundenen Vorteil sicherlich erkannt. Die beschriebenen Funktionen laufen automatisch dann ab, wenn der Administrator sie auslöst. Sei es ein Einsatzprogramm für ein neues Einsatzgebiet zu erstellen oder die beschrieben Updates durchzuführen

2. Potenzielle Einsatzgebiete des Programms

Beispiel für interaktive Nutzung

Papier/Holz wird zu einer zunehmend knapperen und damit wertvollen Ressource – wie Zeit. Weiterhin hat Papier den Nachteil, dass Informationen nur per „Suche“ in Ordnern etc. gefunden werden. „Elektronisieren“ per Scanner ist zumindest die Lösung, aus Papier elektronisch verarbeitbare Informationen zu erzeugen. Der Such-Zugriff auf Inhalte solcher Scann-Dateien ist jedoch nur mit geeigneten Programmen möglich. Sollen auf diese Weise erzeugte Dateien kollektiv gefunden und identifizierbar sein, ist nach dem Scannen weiterer Aufwand notwendig.

Das Datei- und Dokumentenmanagement-Programm unterstützt alle Aktivitäten wie das Umbenennen von Dateien, deren Duplizierung oder Archivierung sowie Weiterleitung an andere Interessenten, ohne dass Sie die Anwendung verlassen müssen. Durch die Eingabe eines Suchbegriffs und/oder Textpassagen (nach denen gesucht wird) in die Datenbank, ist das spätere Auffinden ein minimaler Zeitaufwand.

Eine weitere dateibezogene Option besteht in der Erfassung von Terminen und Aktionen zu Dateien, in die andere Stellen einbezogen werden oder für die Umsetzung verantwortlich sind. Sie können auf 2 Wegen diese Stellen ohne zusätzliche Mail aus dem Programm heraus informieren.

Als Beispiel ist es für die Buchhaltung notwendig, Belege (Rechnungen, Lieferscheine) oder entsprechend gescannte Dateien schnell und sicher zu bearbeiten und zu archivieren. Typische Suchbegriffe sind Nummern, Termine, Angaben zum Lieferant, bestellte Artikel, Kommissionen, Vertragstexte. Externe Stellen wie ein Steuerbüro erhalten Kopien dieser Dateien zur weiteren Bearbeitung.

Die Einbindung internen Stellen könnte z.B. in einer Aktion mit Termin bestehen („es fehlt noch der Lieferschein zu folgender Rechnung – bitte Lieferschein wegen Skontofrist bis zum tt.mm. an die Buchhaltung leiten“). Sofern der Wareneingang ebenfalls das Programm einsetzt, ist die Zusendung des angeforderten elektronischen Lieferscheins, Prüfprotokoll etc. nur ein Sekundenaufwand und ohne zusätzliche Mail möglich.

Beispiele für eine themenbezogene Nutzung

Internes Wissen, betriebliche Informationen - Handbücher, Arbeits-/Prüfanweisungen, Betriebliche Regeln, Formulare zur Einarbeitung
Projekte – ein Einsatzprogramm verwaltet nur Dateien zu Projekten (z.B. Verbesserungen, Investitionen, Kundenprojekte)
Teambereiche – ein Einsatzprogramm enthält Dateien, auf die ein Team zugreifen möchte
Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutz-, Energiemanagement - ein Einsatzprogramm verwaltet nur System-Dateien, Dateien externer Herkunft
IT-Sicherheit - ein Einsatzprogramm verwaltet nur Dateien zu diesem Thema

Der entscheidende Vorteil liegt im Zugriff auf benötigte Dateien per Klick/Link durch verschiedene Personen/Stellen/Anlässe, ohne dass die Dateien zeitaufwendig gesucht bzw. im Extremfall dupliziert in verschiedenen Netzwerkverzeichnissen abgelegt sein müssen.

3. Wesentliche Programmfunktionen

Die Kernfunktion besteht in der Vergabe eines Zuordnungsbegriffs (Oberbegriff) und der schnellen Erfassung von im Netzwerk gespeicherten Dateien (Vorgangsdaten) in die Datenbank mit direkter Zuordnung zum jeweiligen Oberbegriff.

Der Oberbegriff wird vom Nutzer festgelegt und ist als Gruppenbezeichnung für die Dateien zu verstehen. Zum Beispiel könnte im Arbeitsschutz ein Oberbegriff „Gefährdungsbeurteilung“ vergeben sein und alle in Dateiform bestehenden Gefährdungsbeurteilungen (Word, Excel etc.) diesem zugeordnet werden. Wird ein Suchbegriff wie zum Beispiel „Produktion“ vergeben und eine ergänzende Beschreibung wie z.B. „Gefährdungsbeurteilung Robotereinsatz mit Stand tt.mm.jjjj“ ist der Zugriff auf die Datei über die Such-/Filteroptionen in Sekunden möglich.

Suchen und in der Datenbank erfassen

Das Suchen von Dateien im Firmennetzwerk, um diese in die Datenbank zu übernehmen, kann sich auf ein Verzeichnis beziehen oder über eine Windows-Explorer-Suche auf unterschiedliche Suchergebnisse. Auch wenn eine oder mehrere Dateien nicht in die Datenbank übernommen werden sollen, werden die Suchergebnisse zuerst übersichtlich gelistet und eine ausgewählte Datei kann per Link geöffnet (= angesehen) werden.

Termine + Aktionen

Es besteht Handlungsbedarf zu einzelnen Dateien? Für jede Datei kann eine Aktion, Verantwortliche und Beteiligte sowie Termine vergeben werden. Auf Wunsch (kann vom Nutzer eingestellt werden) erscheint beim Programmstart eine Erinnerung, wenn im aktuellen Monat, Woche oder Tag ein Termin geplant und noch nicht als erfüllt gekennzeichnet ist.

Sofern weitere Stellen involviert sind, kann eine ToDo-PDF-Datei an ein internes Post-Verzeichnis versendet oder – sofern diese Stellen ebenfalls ein Einsatzprogramm verwenden – die betreffenden Dateien mit Aktionen direkt in deren Programm exportiert werden.

Änderung von Netzwerkbezeichnungen (Pfadoptionen), Speicherorten oder Dateinamen

Eine Unterstützungsfunktion besteht in der Anpassung des/der Links, falls sich Dateiverzeichnisse im Firmennetzwerk ändern oder sich sonstige Änderungen ergeben. Jede erfasste Datei kann einzeln aktualisiert, einem Oberbegriff neu zugeordnet oder ein nicht mehr aktuelles Netzwerkverzeichnis für alle betroffenen Datensätze innerhalb eines Vorgangs angepasst werden.

Dateinamen in einem Netzwerkverzeichnis sollen vor der Aufnahme in die Datenbank geändert werden

In einem eigenen Register können mehrere Dateinamen eines Verzeichnisses in eine Anpassungsliste eingelesen, dort geändert und auf „Knopfdruck“ im Netzwerkverzeichnis aktualisiert werden. Auf Wunsch wird ein Archivverzeichnis angelegt, welches die Ursprungsdateien enthält.

Umfangreiche Dateioptionen

Aus der Anwendung heraus können bequem einzelne Dateien direkt im Firmennetzwerk umbenannt, gelöscht, kopiert und verschoben werden. Dazu werden die Dateidaten aus dem Firmennetzwerk zuerst mittels eines Explorer-Fensters in dem Programm gelistet. Zur Änderung werden die jeweiligen Angaben (Dateiname und Speicherort) in Textfelder eingetragen und die Aktion per „Knopfdruck“ ausgelöst. Anschließend kann in einem zweiten Schritt die betreffende Datei mit Suchbegriff in die Datenbank aufgenommen werden.

Import und Export erfasster Daten in andere Einsatzprogramme

Die Erfassung von Dateien – ggf. mit vorheriger Bearbeitung – ist ein Zeitaufwand, den der Anwender einsetzen muss, um die mit dem Programm verbundenen Ziele zu erreichen. Sofern mehrere Stellen im Unternehmen das Programm im angedachten Umfang einsetzen, steigt der Nutzen für die betriebliche Gemeinschaft und sinkt der individuelle Aufwand.

Datensätze aus anderen Einsatzprogrammen können in die eigene Datenbank übernommen oder aus der eigenen Datenbank in andere Programme überspielt werden.

Sofern es um eine gelegentliche Suche nach Datensätzen aus anderen Programmen geht, kann die Importfunktion dafür genutzt werden. Vor dem eigentlichen Import in die eigene Datenbank werden Daten aus anderen Programmen gelistet, sind also noch nicht in der eigene Datenbank gespeichert. Für diese gelisteten Dateien gelten die gleichen Suchfunktionen wie die in der Datenbank erfassten Dateien und jede gelistete Datei kann per Link geöffnet werden.

D.h., die Suchfunktion ist auch ohne Import gegeben und mit jedem weiteren Einsatzprogramm erweitert sich der Umfang an verfügbaren Informationen zu im Netzwerk hinterlegten Dateien!

4. Hinweise zum Einsatz des Programms

Das Programm ist nur mit einer aktuellen Microsoft-Office/ACCESS-Version einsetzbar. Eine automatische Verkleinerung der im Bildschirm sichtbaren Formulare oder Druckformate an den eingesetzten Monitor wird von ACCESS nur bedingt unterstützt. Bei „kleineren“ Bildschirmen erscheinen „Scroll-Balken“, was die Arbeit mit dem Programm erschwert. Daher empfiehlt sich der Einsatz des Programms nur bei üblichen Büro-Bildschirmen und da der Link eine Datei öffnet, sind 2 Bildschirme sinnvoll.

Generell werden quasi 2 Programme eingesetzt, d.h. ACCESS mit seinen Funktionen und das per VBA programmierte Ausführungsprogramm. Da Dateien im Netzwerk mit einer Microsoft-Funktion direkt geändert oder gelöscht werden können, übernehmen wir dafür keine Haftung!

Ohne erfasste Daten hat das Programm einen Umfang von ca. 15 MB und kann via Internet an Kunden und Interessenten übermittelt werden.

5. Potenzielle Zielgruppe für das Programm

Der Einsatz des Programms ist prinzipiell für jede Person/Stelle interessant, die mit elektronischen Informationen arbeitet. Nicht benötigte Funktionen können vom Administrator per Klick „abgeschaltet“ werden, d.h. Anwender sehen nur die Programmbereiche, die sie benötigen.

Auf diese Weise kann das Programm in bestimmten Einsatzfällen auch als reine Informationsdatenbank („Schwarzes Brett“) dienen.

Interessant – aus unserer Sicht – ist das Programm für folgende betriebliche Bereiche:

Buchhaltung
Personal
Verkauf
Einkauf
Instandhaltung
Arbeitsvorbereitung und Produktion
Waren- und Materiallogistik
Betriebsbeauftragte zu Arbeitsschutz und Managementsystemen
Projektmanagement
Geschäftsführung

sofern diese interaktiv Informationen in Dateiform austauschen bzw. auf solche Dateien zugreifen müssen

Ohne die Motivation, Akzeptanz und Konsequenz des Anwenders geht es nicht. Daher bieten wir neben dem Programm unsere Erfahrung in Form der Beratung und des Coachings an. Das Programm kann außerdem für 6 Monate unentgeltlich getestet werden. Die in der Testphase erfassten Daten gehen beim Erwerb des Programms nicht verloren, sondern werden in Form des Updates in die neue Anwendung übernommen.