Worin liegen unsere wesentlichen Leistungsangebote bezogen auf Programme & Beratung?

Informations- und Dateienmanagement mittels Navigationsprogramm

Der „Berg“ an elektronischen Informationen wächst jeden Tag...

...und mit unserem Beratungs- und Support-Angebot tragen wir dazu bei. Zitat eines Auditors: „Die ISO 9001 ist eine nachweisfordernde Norm“. 

Zusätzlich zu allen Beratungsthemen und Unterstützungsleistungen, die Sie auf diesen Seiten finden, haben wir durch eigene Programme bzw. das Angebot der Programmierung eine Lücke in unserem Leitungsportfolio geschlossen. 

Das Handhaben von Informationen und Daten stellt zunehmend eine Herausforderung für Unternehmen dar. In Kenntnis der Problematik, die im Umgang mit Informationen liegt, haben wir u.a. ein Hilfsprogramm entwickelt, welches auch den Wissenstransfer von uns an unsere Kunden unterstützt.

Jegliche längere Suche nach Informationen, die in einem Firmennetzwerk bereits in Dateiform vorliegen, ist Zeitverschwendung. Gleiches gilt für die Neubeschaffung der Information im Fall des „Nichtfindens“. Wird eine Datei täglich eingesetzt, ist sie schnell auffindbar. Trifft dieses nicht zu, ist eine Hilfe sinnvoll. Dieses Hilfe bieten wir in Form eines Navigationsprogramms auf Basis einer ACCESS-Datenbank an. Der Einsatz des Programms ist natürlich nicht auf Dateien zum QM-System begrenzt.

Interessenten an einer Zusammenarbeit können unser Programm für ein halbes Jahr kostenlos testen. Eine Begrenzung im Datenumfang ist nicht gegeben. Auch nach Ablauf der Nutzungszeit gehen die Daten nicht verloren, wenn die Entscheidung für das Programm getroffen wird. Sie können quasi auf Knopfdruck in die Einsatzversion übernommen werden.

Die wesentlichen Merkmale des Programms

Zielsetzung: Die Idee des Programms besteht in einem Werkzeug, welches von verschiedenen Stellen eines Unternehmens eingesetzt werden kann und diese Stellen beim managen von Informationen in elektronischer Form unterstützt. Für den externen Support stellt das Programm weiterhin einen Adressat von Dateien und gleichzeitig eine Verteilerstelle an interne Stellen dar.

Beispiel: Wir aktualisieren eine dokumentierte Information, z.B. eine Betriebsanweisung. Mit der Betriebsanweisung ist eine Schulung notwendig, somit erstellen wir zusätzlich die notwendigen Schulungsunterlagen.

Diese Dateien senden wir an eine oder mehrere Stellen im Unternehmen per Mail. Diese speichern die Datei(en) im Netzwerk und erfassen den Link im Navigationsprogramm als Datensatz. Von dort kann der Datensatz mit dem Link an alle weiteren involvierten internen Stellen weitergeleitet werden. Um es vorweg zu nehmen, eine webbasierte Lösung ist angedacht, aktuell überwiegen aus unserer Sicht allerdings noch die Vorteile der internen Lösung.

Was kann das Programm?

Bei ACCESS-Anwendungen muss unterschieden werden zwischen den Funktionen, die ACCESS als Programm anbietet und der Datenbanklösung, die wir mittels Programmierung entwickelt haben. An dieser Stelle erfolgt nur eine kurze Beschreibung unserer Entwicklung.

Das Navigationsprogramm ist repräsentativ für unser Angebot der Individualprogrammierung, bei jeder Programmentwicklung können prinzipiell folgende Funktionen integriert werden:

Das Programm ermöglicht die schnelle Erfassung im Netzwerk hinterlegter Dateien im Sinne der Navigation. Das heißt, es wird der Dateiname mit dem Speicherort im Netzwerk als Link in der Datenbank erfasst. Zusätzlich können zur Datei Stichworte erfasst werden. Speziell diese Stichworte bzw. Kurztexte ermögliche über die Eingabe von Suchzeichen eine schnelle Selektion der erfassten Dateien und somit ein Finden der Datei im Netzwerk (Öffnen per Link). Alles kann sich ändern, also Dateiname, Speicherort, Bezeichnung von Verzeichnissen. Dazu gibt es spezielle Hilfsfunktionen, die eine einfache und schnelle Anpassung im Navigationsprogram ermöglichen. Zu erfassten Dateien können Aktivitäten festgelegt und in Form einer PDF-ToDo-Datei zusammengefasst werden. Auch diese PDF-Datei kann aus dem Programm heraus an weitere interne Stellen weitergeleitet (an einer definierten Stelle gespeichert) werden. Zum Beispiel als Vorbereitung von Audits, wenn Fachabteilungen dazu noch Aktualisierungsbeiträge leisten müssen. Entsprechende interne Mailnachrichten entfallen.  

Mit im Netzwerk gespeicherten Dateien soll sich etwas ändern?

Mittels Dateioptionen können Sie aus dem Navigationsprogramm heraus Dateien im Netzwerk u.a. umbenennen, duplizieren, verschieben (z.B. als Information für eine weitere interne Stelle), löschen. Entlastend ist diese z.B. bei einem Scan-Verzeichnis. Hier entfallen die entsprechenden manuellen Aktivitäten direkt im Netzwerk. Im gleichen Vorgang können Sie die Datei in das Navigationsprogramm aufnehmen und mit Stichworten speichern. Insbesondere bei „kryptischen“ Dateinamen oder wenn Sie lange (= aussagekräftige) Dateinamen vermeiden wollen, ist die Stichwortsuche sehr hilfreich.  

Mehrfachnutzung und Datensicherung: Sie können aus dem Navigationsprogram heraus Kopien für weitere Nutzer (d.h. von dem Programm selbst) anlegen. Beim Beenden des Programms wird bis zu einem Maximalwert eine fortlaufende Sicherungskopie erstellt, danach erfolgt ein Überschreiben. Ist bei der aktuellen Version ein ungewünschter Effekt entstanden (z.B. Löschen noch benötigter Datensätze), können Daten mittels Importfunktion aus einer Sicherungskopie wieder eingelesen werden. Es können Daten mit anderen Programmen aus unserem Portfolio ausgetauscht werden (in die Datenbank importiert oder an andere Programme exportiert werden). 

Haftungsausschluss

Wichtiger Hinweis: Wir übernehmen keine Haftung für unerwünschte Effekte, die sich durch den Einsatz des Programms ergeben könnten. Die Programmierung basiert auf VBA und somit ausschließlich aus Möglichkeiten, die sich durch diese Programmiersprache ergeben. Die ausführenden Funktionen für die Datenbank und die Dateioptionen im Firmennetzwerk erfolgen mittels Microsoft-ACCESS, auf die wir keinen Einfluss haben. Somit erfolgt der Einsatz des Programms immer auf Basis einer vertraglichen Nutzungsvereinbarung, die jegliche Haftung für Effekte im kundenseitigen Netzwerk ausschließt.