Kein organisatorischer Prozess erfolgt in der Praxis so, wie er von der Organisation festgelegt ist. Diese Aussage trifft bereits bei der zeitlichen Abwicklung zu, da Ergebnisse von Teilprozessen bzw. Aufgaben nicht Just-in-Time bearbeitet werden.
Der grundsätzliche Ansatz für ein Prozessdesign liegt neben der inhaltlichen Abwicklung in der Frage nach dem Informations- und Datenfluss sowie den Methoden zur Bewertung und Steuerung.
Prozesse sind eine Abfolge von Aufgaben beteiligter Funktionsbereiche. Die Beschreibung von Prozessen dient als Grundlage zu folgenden Informationen:
Weiterhin wird die Grundlage für die Prozessanalyse geschaffen.
Die zentrale betriebliche Datenverarbeitung (ERP-System, Warenwirtschaft) stellt in der Regel ein Programm dar. Bekannt sind Namen wie SAP oder SAGE. Diese Programme unterstützen in vielen Bereichen effektiv die Prozessverantwortlichen. An den Stellen, an denen keine Programmunterstützung erfolgt, werden eigene Lösungen mittels Excel und bei entsprechenden Kenntnissen mit Eigenprogrammierungen gefunden.
Abgesehen von Kalkulationen arbeiten die Systeme mehr als Datenverwaltungsprogramm (man gibt Daten ein und ruft diese bei Bedarf ab), als tatsächlich im Sinne der Datenverarbeitung. An dieser Stelle sind unter Datenverarbeitung Auswertungen gemeint, die Prozessverantwortlichen wichtige Informationen als Grundlage einer Steuerung oder zur Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen ermöglichen.
Unzureichende oder fehlende Kenntnisse zu Programmen (auch Excel, das weitaus mehr kann als nur Ersatz für Word oder Taschenrechner) in Verbindung mit Systembrüchen (Daten müssen manuell von einem Programm in ein anderes Programm übernommen werden) führen zu einer ineffizienten Nutzung der IT. Und das zu einer Zeit, in der die Anforderungen an Unternehmen und deren Beschäftigten ständig steigen.
Die Folgen sind jegliche Art von Fehlern, die zu Zeitverlusten, Verärgerung und in der Regel zu unnötigen Kosten führen.
Die Prozessanalyse (als Grafik dargestellt) dient als Grundlage zur Spezifizierung der IT-Landschaft. Damit ist nicht zwingend ein zentrales Programm mit kostenintensiven Anpassungen gemeint. Es gibt „viele Wege nach Rom“, um die Effizienz für ein Unternehmen messbar zu steigern.