Prozessdesign

Prozesse sind eine Abfolge von Tätigkeiten beteiligter Funktionsbereiche. Nicht optimale Prozesse stellen tägliche Zeit- und Geldverschwendung dar.

Wertstromanalyse und Wertstromdesign

Kaum ein dokumentierter Prozess erfolgt in der Praxis so, wie er von der Organisation definiert ist. Diese Aussage trifft bereits bei der zeitlichen Abwicklung zu, da Ergebnisse von Teilprozessen bzw. Aufgaben häufig nicht Just-in-Time bzw. als One-Piece-Flow (= Hand in Hand) bearbeitet werden .

Der grundsätzliche Ansatz für ein Prozessdesign liegt neben der inhaltlichen (auftragsbezogenen und wertschöpfenden) Abwicklung in der Frage nach dem Informations- und Datenfluss sowie den Methoden zur Bewertung und Steuerung.

Schritt 1: Prozessaufnahme und Prozessdarstellung

Prozesse sind eine Abfolge von Aufgaben beteiligter Funktionsbereiche. Die Beschreibung von Prozessen dient als Grundlage zu folgenden Informationen:

  • Verantwortlichkeiten und Beteiligung
  • Darstellung von Einsatzmitteln
  • Festlegung von Prozesszielen
  • Festlegung von Planungs-, Kontroll- und Steuerungsaktivitäten
  • Zuweisung von Bewertungs- und Steuerungsdaten (Kennzahlen)
  • Zuweisung zu Prozesszielen

Weiterhin wird die Grundlage für eine methodische Prozessanalyse geschaffen. Geeignete Methoden sind das Wertstromdesign (Soll-Prozess-Gestaltung) und/oder die Brown-Paper-Technik.

Schritt 2: Prozessanalyse

Die betriebliche Datenverarbeitung (ERP-System, Warenwirtschaft) erfolgt in der Regel über ein zentrales Programm. Solche Programme unterstützen in vielen Bereichen effektiv die Prozessverantwortlichen. An den Stellen, an denen keine - oder vermeintlich keine - Programmunterstützung erfolgt, werden eigene Lösungen z.B. mittels Excel gefunden.

Abgesehen von Kalkulationen und Dashboards, arbeiten die Systeme mehr im Sinne der Datenverwaltung (man gibt Daten ein und ruft diese bei Bedarf ab), als tatsächlich im Sinne der Datenverarbeitung. In diesem Zusammenhang sind unter Datenverarbeitung Auswertungen in Echtzeit gemeint, die Prozessverantwortlichen wichtige Informationen oder Entscheidungsgrundlagen geben. Im weiteren Sinn als Grundlage einer Ressourcensteuerung (KPI) oder zur Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen (Zielentwicklung) .

Unzureichende oder fehlende Kenntnisse zu Programmen (auch Excel, das weitaus mehr kann als nur Ersatz für Word oder Taschenrechner) in Verbindung mit Systembrüchen (Daten müssen manuell von einem Programm in ein anderes Programm übernommen werden) führen zu einer ineffizienten Nutzung der IT. Und das zu einer Zeit, in der die Anforderungen an Unternehmen und deren Beschäftigten ständig steigen.

Die Folgen sind jegliche Art von offensichtlichen und unentdeckten Fehlern, die u.a. zu Zeitverlusten, Verärgerung und in der Regel zu unnötigen Kosten führen.

Die Prozessanalyse (hier grafisch und methodische in Form der Brown-Paper-Technik dargestellt) dient als Grundlage zur Spezifizierung der IT-Landschaft. Damit ist nicht zwingend ein zentrales Programm mit kostenintensiven Anpassungen gemeint. Es gibt „viele Wege nach Rom“, um die Effizienz für ein Unternehmen messbar zu steigern.

Aufwendiger, allerdings auch weitaus effektiver, ist die Methode der Wertstromanalyse und darauf aufbauend das Wertstromdesign.