ACCESS-Programmierung

Programme (unsere Definition)

Wir verstehen ein Programm als ein Instrument, welches eine Organisation in der Informationsbearbeitung entlastet (Automation und damit Reduktion von Personalaufwand), in der Einhaltung von dokumentierten Anforderungen auf Tätigkeitsebene unterstützt (Informationsbereitstellung ohne Suchaufwand), Ansätzen für Optimierung transparent liefert und den Nachweis der Wirksamkeit von Verbesserungen sichtbar macht (Datenanalyse).

In nahezu jedem Unternehmen kommen Programme zur Anwendung. Weit verbreitet sind Anwendungen aus Microsoft-Office, wobei die dort enthaltenen Programme ggf. nicht in vollem Umfang genutzt werden. Selbst Unternehmen mit hochkomfortablen und leistungsfähigen ERP-Systemen setzen zusätzlich Programme ein, um Lücken in der IT-Landschaft zu schließen.

Neben Daten sind Informationen ein wichtiges Element innerhalb betriebliche Prozesse und dort zu Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Befugnissen. Informationen werden i.d.R. als Datei im Netzwerk abgelegt und können von dort in eine Datenbank eingegeben oder als mitgeltende Datei/Dokument erfasst und per Link aufgerufen werden. 

Wir bieten Modul-Programme an, die spezifische Themen behandeln und innerhalb bestehender DV-Lösungen Lücken schließen. Ein typischer Einsatz unserer Programme ist dort, wo Excel-Dateien als „Notlösung“ erstellt und aufwendig bearbeitet werden. Die von uns bereits erstellten Programme stehen in direktem Zusammenhang mit Beratungsthemen. Als Modul-Programm bezeichnen wir eine ACCESS-Programmierung mit einem von uns entwickelten Standard. Der Vorteil liegt darin, dass die Modul-Programme eigenständig sind und dennoch Daten untereinander austauschen können. Weiterhin lassen sich mit einem reduzierten Zeitaufwand weitere Programme speziell auf Kundenwunsch erstellen.

Einsatz von Microsoft ACCESS

ACCESS ist als Microsoft-Anwendungen bereits seit Jahrzenten auf dem Markt und hat folgende Vorteile:

  • mit ACCESS bietet Microsoft für einen sehr attraktiven Preis ein höchst professionelles Programm an, welches per se zahlreiche Automatismen und Funktionen für die Gestaltung bzw. Nutzung der Datenbank, der Benutzeroberfläche und der Druckformate enthält
  • ACCESS kombiniert eine leistungsfähige Datenbank mit der Möglichkeit zur Programmierung mittels VBA und Makros. Das schließt ein, dass die ACCESS-Datenbank bereits ohne Bildschirmmasken nur als Datentabelle vielfältig genutzt werden kann
  • es gibt seit Jahren bereits umfangreiche und gute Literatur zur Anwendung und zur Programmierung, in Internetforen finden sich zahlreiche Hilfen zu speziellen Fragen, an verschiedenen Hochschulen ist ACCESS Bestandteil des Unterrichtsstoffs
  • mit allen Microsoft-Anwendungen können Daten ausgetauscht werden, da alle Anwendungen mittels VBA programmierbar sind. Dieses trifft bezogen auf praktische Anforderungen insbesondere auf Microsoft WORD, EXCEL und OUTLOOK zu.
  • Excel kennt auch den umgekehrten Weg, d.h. auf einfache Weise können Excel-Daten in ACCESS eingelesen werden (z.B. in Excel exportierte Daten aus dem Online-Banking in ein Finanzprogramm, in Excel erfasste Messdaten in ein Messdatenprogramm)
  • mit einiger Vorkenntnis kann jeder Anwender eigene Abfragen (= Daten aus verschiedenen Tabellen so kombinieren, das nur gewünschte Daten tabellarisch dargestellt werden) erstellen und über eine eigene ACCESS-Funktion in Excel überspielen. Kenntnisse in SQL sind dazu nicht notwendig. Auch für solche Vorhaben gibt es umfangreiche Literatur und Hilfeinformationen im Internet
  • mit Hilfe von Assistentsfunktionen können selbst Anfänger individuelle Druckformate (Berichte) als auch Programmmasken (Formulare) selbst erstellen. Die Programmierung mittels VBA bzw. das Erstellen von Programmen kann mit Hilfe von Literatur autodidaktisch erlernt werden

ACCESS-Programme (Eigener Programmstandard)

Ein professionelles ERP-System bietet zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten. Zeigen sich dennoch Lücken, die in der täglichen Arbeit zu umständlichen und ggf. zeitaufwendigen Aktivitäten führen, kann eine „Insellösung“ auf Basis von ACCESS durchaus eine enorme Hilfe darstellen.

Mit eigenem Programmstandard ist eine grundlegende Strategie in der von uns angebotenen Programmierung gemeint. Wir streben eine vernetzte Programmstruktur mit größtmöglicher Flexibilität an und integrieren in diese unser Knowhow aus der Beratung. Dabei deckt ein einzelnes Programm jeweils einen speziellen Themenbereich ab, alle interaktiven Programme tauschen untereinander Daten aus und bilden somit ein Datennetzwerk.

Damit sind mehrere Vorteile verbunden. Der wesentliche strukturelle Vorteil besteht in der Möglichkeit der kundenspezifischen Weiterentwicklung ohne Einfluss auf eine bereits im Einsatz befindliche Gesamtstruktur. Das heißt, jedes bestehende Programm lässt sich gemäß Kundenwünsche weiterentwickeln oder es können neue Programmen nach Kundenwunsch in die Struktur integriert bzw. nicht benötigte Programme weggelassen werden. Als Beispiel dazu dient der Unterschied eines Serienteil-Herstellers zu einem Projektbearbeiter. Beide benötigen z.B. Personal (= Standard), die Auftragsabwicklung ist jedoch grundverschieden und somit die Anforderungen an das Programm Auftragsmanagement Serienteil bzw. Auftragsmanagement Projektabwicklung.

Standard ist immer der Datenaustausch der einzelnen Programme untereinander und der grundlegende Aufbau eines Programms. In jedem Einzelprogramm steckt Prozess- und Organisationserfahrung (Expertenwissen). Das gilt auch für neue kundenspezifische Lösungen. Abgesehen von „exotischen“ Anfragen können wir interessierten Kunden voraussichtlich genau sagen, welche Anforderungen ein angefragtes Programm erfüllen muss, um einen hohen Praxisnutzen zu erzielen bzw. externe Themen (Kontextanforderungen) von Beginn an einzubinden. Daher die Kombination Programme & Beratung.

Als Beispiel für eine solche Lösung dient eine Navigationshilfe, erstellt mit ACCESS. Diese besteht in einer einfachen Datenbanklösung (Dateimanagement oder Navigator) zum schnellen Auffinden von im Netzwerk gespeicherten Dateien mit folgenden Funktionen:

  • Festlegung von Oberbegriffen oder Bezeichnung von Hauptverzeichnissen, denen im Netzwerk gespeicherte Dateien zugeordnet werden sollen
  • Schnelle Übernahme von Dateien aus dem Netzwerk in die Datenbank und Vergabe eines Suchbegriffs und erklärender Definition
  • Verschiedene Such- und Filterfunktionen, die ein schnelles Auffinden von Dateien ermöglichen
  • Hyperlinkfunktion, die ein direkte Öffnen aus dem Datenbankprogramm ermöglicht
  • Memo-Funktion und die Möglichkeit tagesaktuelle Listen zu erstellen. Zum Beispiel zu Dateien, deren Inhalt zu bestimmten Terminen bearbeitet werden soll.
  • Das Datenbankprogramm kann auf jedem PC installiert werden, dessen Office-Paket ACCESS als Anwendung enthält. D.h. die Anwendung kann mehrfach "umgetauft" und somit auch zu unterschiedlichen Anwendungsfällen genutzt werden.
  • Anschauungsbeispiel (PDF)

Sie finden Beschreibungen dazu und zu weiteren ACCESS-Programmen in der Rubrik DOWNLOAD/Programmbeschreibungen

Modulare Programmierung (kundenspezifische Individualprogrammierung)

Die Grundlage einer kundenspezifischen Programmierung ist immer Microsoft ACCESS und die Basis des Programms ist unser Programm-Standard.

Empfohlene Vorgehensweise

Wie beim Autoführerschein ist es sinnvoll, vor bzw. begleitend zu Fahrpraxis dem Nutzer des Programms entsprechendes Knowhow zu vermitteln, damit ein Programm den größtmöglichen Nutzen erzielt. Im Sinne der Vorbereitung empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Detailanalyse zu „Wie wird gearbeitet, was sind die Anforderungen, welches Wissen besteht?“
  • Analyse der vorhandenen Daten, der bisherigen Form diese zu verarbeiten und dem Bedarf an zusätzlich benötigte Daten und Informationen.
  • Finale Abstimmung zum angestrebten Ergebnis unter Berücksichtigung des bestehenden/notwendige Anwenderwissens
  • Vorabeinsatz eines Testprogramms

Das Testprogramm dient lediglich zur Klärung der Frage, ob der jeweilige Anwender die Nutzeroberfläche, also die Programmmaske und die Programmfunktionen, akzeptiert und wie sich das Programm im Praxiseinsatz verhält. Das Testprogramm (z.B. Dokumentenmanagement) behandelt noch nicht das zukünftige Thema und wird kostenfrei für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt. Das Programm ist weitestgehend selbsterklärend und enthält alle notwendigen Hilfeinformationen, um damit das Funktionsprinzip auszuprobieren.

Programme & Beratung

Unsere Theorie stammt aus der Praxis. Auslöser für unsere Leistungsangebote sind die „Probleme“ unserer Kunden. Dazu zählt vor allem die Schere zwischen steigenden Anforderungen (insbesondere auf gesetzlicher Seite) und Fachkräftemangel bzw. Fachkompetenz im Personalbereich. Letzteres unter der Tatsache, dass immer weniger Verantwortliche immer mehr Anforderungen nachkommen müss(t)en.

Mit Beratung, also Wissenstransfer an Verantwortliche, ist nicht zwangsläufig eine Nachhaltigkeit verbunden. Wissen muss im Idealfall jederzeit verfügbar sein (gemäß Kapitel 7.1.6 der ISO 9001:2015), denn Unkenntnis ist kein Schutz vor Konsequenzen bei Verstößen. Aus diesem Grund entwickeln wir ständig Programme aus eigenen Bedarfsüberlegungen zu wichtigen Themen und kombinieren diese mit unserem Wissen. Die auf diese Weise entstandene Struktur bezeichnen wir als Modulprogramme, die auf einem Standard beruhen. Jedes neue Programm basiert auf diesem Standard und spart erheblichen Aufwand und Zeit bei der Programmierung. Dieses gilt auch für kundenspezifische Programme.

Darin liegt die Ausgangsüberlegung unseres Leistungsangebots Programme & Beratung

Mit unseren Programmen sind keine reinen Wissensdatenbanken gemeint, sondern operativ genutzte DV-Lösungen, die zusätzlich den Zugriff auf notwendigen Dokumentationen mit zutreffenden Anforderungen enthalten. Diese Dokumente liegen im Firmennetzwerk als Dateien bereit und können von internen bzw. externen Spezialisten aktualisiert und gepflegt werden. Der Zugriff und somit die Kenntnisnahme erfolgt mittels des jeweiligen Programm-Moduls (auch über mobile Endgeräte) über den jeweilig Verantwortlichen innerhalb des Tagesgeschäfts.

Microsoft EXCEL (Optimierung mittels EXCEL-Formeln bis zur VBA-Programmierung)

Microsoft Excel wird in vielen Unternehmen in unterschiedlichster Form eingesetzt.

Die Anwendungsbandbreite reicht vom Einsatz als Ersatz eines Word-Dokuments (enthält nur Informationen, genutzt wird die Möglichkeit der flexiblen Formulargestaltung) bis zur Vorstufe einer Datenbankanwendung in Verbindung mit einer VBA-Programmierung. Dazwischen liegen viele Stärken von Excel, insbesondere in Form der zahlreichen Formeln (fx) zur Unterstützung des Datenhandlings und von Datenanalysen. Eine weitere Stärke liegt in der grafischen Darstellung von Daten in einem Umfang, den ACCESS als Standard nicht liefert. 

Daher halten wir die Kombination aus ACCESS und EXCEL für eine hochflexible und sehr effektive Kombination beider Anwendungen. Erweiterungen nach WORD und OUTLOOK sind möglich.

Unser Angebot bezieht sich auf alle aufgeführten Optionen, d.h. es reicht von der optimierten Gestaltung einzelner EXCEL-Anwendungen bis zum einem vernetzten Datenmanagementsystem.

ERP-System und mobile Endgerätanwendungen

Nicht jedes auf dem Markt angebotene Programm oder ERP-System erfüllt alle Anforderungen eines Unternehmens. Die zum Teil hohen Kosten und/oder Einschränkungen bei kundenspezifischen Anpassungen sind ggf. Hürden bei der Entscheidung für solche Lösungen.

Innerhalb unseres Kollegen-Netzwerks bieten wir bestehende Lösungen für produktive Unternehmen an, die professionellen Anforderungen an ein ERP-System erfüllen und bedingt durch den Einsatz von ACCESS sowohl preislich attraktiv, als auch hochflexibel sind. Die Einbindung mobiler Endgeräte zum Daten- und Informationsaustausch ist dabei bereits realisiert.

Als innovatives Beispiel zur Kombination von Expertenwissen mit Informationsbereitstellung bietet ein Kollege eine Cloud-Lösung für eine tagesaktuelle branchenspezifische Gefährdungsbeurteilung (Arbeitssicherheit) an.