Die Analyse von Teilprozessen erfolgt in der Form, dass reale Dokumente auf die dargestellte Weise erfasst und mit Prozessverantwortlichen bewertet werden. Der Vorteil gegenüber abstrakten Darstellungen wie ein Flussdiagramm liegt darin, dass innerhalb der Dokumente und im Interview mit den Prozessverantwortlichen konkrete Ursachen für Defizite ermittelt und entsprechend kommentiert werden können. Wichtig ist bei der Ausarbeitung die Einhaltung des thematischen Aufbaus. Dieser beginnt bei der Organisationsstruktur, danach folgt die Prozessdarstellung gemäß dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Control-Act).
In gleicher Weise kann die Spezifikation an ein ERP-System und/oder die Anforderungen an ein praxisbezogenes Qualitätsmanagementsystem ausgearbeitet werden.